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Was ist ein Forschungsinformationssystem?

Forschungsinformationssystem: Einmal erfassen, mehrfach nutzen.

Forschungsinformationssysteme (FIS) sind webbasierte Datenbankanwendungen, die Informationen zu Forschungsaktivitäten einer Hochschule sowie entsprechende Kontextinformationen zusammenführen. In einem FIS können Daten über Forschungsaktivitäten erfasst werden, also Metainformationen, z. B. über folgende Forschungsaktivitäten:

  • Forschungsprojekte
  • Publikationen und Patente
  • Promotionen und Habilitationen
  • Preise und Auszeichnungen
  • Forschungsschwerpunkte und Kooperationen
  • Gremientätigkeiten

Der Datenbestand des Forschungsinformationssystems kann von mehreren Anwendergruppen genutzt und für ihren individuellen Bedarf kontinuierlich angepasst werden. Ein solches integriertes System, das viele einzelne Informationsquellen und Verwaltungsabläufe im Bereich Forschungsmanagement miteinander verwebt, ist nicht nur Informationslieferant, sondern zugleich ein Arbeitswerkzeug – zum einen für Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler, zum anderen auch für Mitglieder der Hochschulverwaltung, die mit der Verwaltung von im FIS gespeicherten Forschungsmetadaten betraut sind.

 

Welche Mehrwerte werden durch ein FIS erwartet?

Ohne das Vorhandensein eines FIS kann es vorkommen, dass Daten über Forschungsprojekte einzelner Forscherinnen und Forscher, über deren Publikationen usw. in heterogener Qualität und Aktualität in teils nicht miteinander kompatiblen Formaten an unterschiedlichen Stellen innerhalb der Hochschule vorliegen. Im FIS sollen diese Daten zunächst gesammelt, miteinander verknüpft und dann kontinuierlich aktualisiert werden. Die Datenerhaltung wird damit nachhaltiger und effizienter. Ein FIS stellt über entprechende Workflows sicher, dass die Daten richtig und aktuell sind. Durch die Integration der Daten in einem System können Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler sowie die Forschungsadministrationen schneller auf die Daten zugreifen, die sie betreffen bzw. die sie zur Wahrnehmung ihrer Aufgaben benötigen. Hierdurch werden folgende Mehrwerte erwartete:

Für Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler

  • langfristige Arbeitserleichterung durch einmalige Erfassung für mehrfache Nutzung innerhalb der Universitätsverwaltung

Je nach genutzter Softwarelösung können beispielsweise folgende Funktionen zusätzlich möglich sein:

  • vereinfachtes Berichtswesen (z.B. Selbstberichte, Akkreditierungsverfahren, Antragstellungen)
  • einfache Einbindung von Publikations- und Projektlisten auf persönlichen und institutionellen Websites
  • automatische Erstellung eines Lebenslaufs aus Daten im FIS
  • Dublettenprüfung bei der Erfassung von Datensätzen
  • Erstellung und automatische Befüllung eines „Forschungsportals“ für die jeweilige Hochschule mit ausgewählten Daten aus dem FIS (als Informationsquelle für Fördereinrichtungen, Medien, die (Fach-)Öffentlichkeit, Wirtschaft sowie Politik)

Für die Forschungsadministration

  • Transparenz hochschulinterner Arbeitsabläufe und Antragsverfahren
  • standardisierte und nachhaltige Dokumentation der vielfältigen Forschungsaktivitäten und -ergebnisse
  • einfache Erstellung notwendiger forschungsbezogener Berichte (Berichtpflicht der Hochschulen nach Hessischem Hochschulgesetz §12)

 

Wer wird mit dem FIS arbeiten?

Hochschulinterne Anwendergruppen

Nutzergruppen des FIS in der Hochschule sind die Wissenschaftlerinnen und Wissenschafter selbst. Sie können ausschließlich die Informationen einsehen, die ihre eigenen Forschungsprojekte, Publikationen usw. betreffen. Außerdem können Angehörige der Hochschule, die mit der Verwaltung von im FIS gespeicherten Forschungsmetadaten betraut sind, die im FIS gespeicherten Daten einsehen oder bearbeiten. Hierunter fallen zum Beispiel:

  • die Universitätsleitung und die Leitung des entsprechenden Fachbereichs
  • Forschungsreferentinnen und Forschungsreferenten
  • Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Bibliotheken der Hochschule
  • Transferstellen

Erfolg der Einführung des FIS durch das Mitwirken vieler Akteure

Die Einführung und produktive Nutzung eines leistungsfähigen und an die Bedarfe der Hochschulen angepassten Forschungsinformationssystems stellt eine anspruchsvolle Aufgabe dar und kann nur in Zusammenarbeit mit allen Anwendergruppen gelingen. Die Projektleitungen laden daher Vertreterinnen und Vertreter aus Forschung, Fachbereichs- und Wissenschaftsmanagement, Bibliothek, Hochschulrechenzentrum und zentraler Verwaltung zur Mitwirkung ein. Lokale sowie hessische Datenschutzbeauftragte, Personal- und Schwerbehindertenvertretung begleiten und beraten das Projektteam bereits von Beginn an.

 

Welche FIS-Softwarelösung wird im HeFIS-Verbund genutzt?

Neun der zehn Hochschulen im HeFIS-Verbund nutzen das integrierte Forschungsinformationssystem Converis. Es wurde unter Beteiligung von Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern sowie Fachexpertinnen und -experten aus Bibliotheken, Rechenzentren und dem Wissenschaftsmanagement als das für die Hochschulstandorte am besten geeignete System ausgewählt. Converis basiert auf dem europaweit anerkannten und inzwischen weltweit genutzten Standarddatenmodell Common European Research Information Format (CERIF). An der Technischen Universität Darmstadt wird ein HeFIS-kompatibles FIS auf der Basis von SAP aufgebaut.